Die HEIDELBERG Gruppe steht für Integrität, Zuverlässigkeit und Fairness. Compliance bedeutet für die HEIDELBERG Gruppe nicht nur im Einklang mit geltenden Gesetzen und internen Regelungen zu stehen, sondern vielmehr die Unternehmenskultur zu prägen. Das integre Verhalten der Mitarbeiter, Führungskräfte und Organe der HEIDELBERG Gruppe prägen das Bild und den Ruf der HEIDELBERG Gruppe in der Öffentlichkeit und schaffen Vertrauen in die Produkte, Dienstleistungen und die Marke HEIDELBERG.
Jeder einzelne der HEIDELBERG Gruppe trägt durch sein integres und rechtskonformes Handeln und Verhalten zum langfristigen Erfolg und zur Sicherung der Arbeitsplätze bei. Compliance-Fehlverhalten und –Verstöße gegen geltendes Recht sowie unsere internen Werte und Regelungen werden konsequent verfolgt und geahndet.
Das Compliance-Management-System (CMS) der HEIDELBERG Gruppe orientiert sich am Prüfungsstandard (PS) 980 des Instituts der Wirtschaftsprüfer e. V. (IDW). Mit seinen sieben Grundelementen stellt er wesentliche strukturelle, organisatorische, prozessuale Anforderungen für die operative Umsetzung in der HEIDELBERG Gruppe dar. Das gruppenweite CMS bündelt hierfür Maßnahmen, Kontrollen und Prozesse, mit denen sichergestellt wird, dass das Handeln der Mitarbeiter, Führungskräfte und Organe der HEIDELBERG Gruppe stets mit den gesetzlichen und sonstigen Vorschriften sowie den internen Werten und Richtlinien übereinstimmt. Ein wesentlicher Schwerpunkt liegt hierbei auf dem Compliance-Risikomanagement, um Risiken frühzeitig zu identifizieren, zu bewerten und zu steuern. Hierdurch sollen Compliance-Fehlverhalten und –Verstöße rechtzeitig erkannt und verhindert werden. Darüber hinaus werden die Mitarbeiter, Führungskräfte und Organe der HEIDELBERG Gruppe risikoabhängig und adressatenorientiert beraten und geschult.
Die gruppenweite Compliance-Funktion ist der Ressortverantwortlichkeit des Vorstandes Finanzen und Financial Organisation zugeordnet. Deren Aufgaben werden durch die Funktion der Chief Compliance Officer (CCO) und des Compliance Office wahrgenommen. Hierbei werden sie durch weltweit verankerte regionale Compliance Officer unterstützt.
Unser Compliance Office steht Ihnen bei Fragen gerne zur Verfügung.
Der Verhaltenskodex (Code of Conduct) der HEIDELBERG Gruppe bildet die Grundlage des CMS der HEIDELBERG Gruppe. Er ist sowohl verbindlicher Rahmen als auch Orientierung für das tägliches Handeln und die Entscheidungen innerhalb der HEIDELBERG Gruppe. Jeder Einzelne ist in diesem Rahmen dazu aufgerufen, selbst Verantwortung zu übernehmen und so integer, zuverlässig und fair zu agieren. Die Führungskräfte der HEIDELBERG Gruppe sind dazu aufgerufen, hier eine Vorbildfunktion einzunehmen und ihre Mitarbeiter bei der Einhaltung unseres Verhaltenskodex zu unterstützen.
Die HEIDELBERG Gruppe steht für einen freien und fairen Wettbewerb in allen geschäftlichen Beziehungen mit Kunden, Lieferanten, Geschäftspartnern und Wettbewerbern sowie für verantwortungsvolles und rechtskonformes Handeln. Die Geschäftspartner der HEIDELBERG Gruppe werden daher sorgfältig ausgewählt und überprüft. Diese Geschäftsbeziehungen bilden die Grundlage für den unternehmerischen Erfolg der HEIDELBERG Gruppe.
Die HEIDELBERG Gruppe erwartet von ihren Geschäftspartnern dass sie die Werte, Grundsätze und Prinzipien der HEIDELBERG Gruppe teilen und fördern. Der Business Partner Code of Conduct der HEIDELBERG Gruppe dient als Grundlage einer kontinuierlichen, langfristigen und integren Partnerschaft. Er formuliert einen klaren Handlungsrahmen für die Geschäftspartner der HEIDELBERG Gruppe.
Der HEIDELBERG Gruppe ist es ein zentrales Anliegen von (potentiellen) Compliance-Verstößen frühzeitig zu erfahren, daher betrachtet sie jeden Hinweis als wertvollen Beitrag zur Aufklärung und Bekämpfung. Aus diesem Grund wurden direkte und vertrauliche Meldewege für Mitarbeiter, Kunden, Lieferanten und Geschäftspartner implementiert.
Über das Hinweisgebersystem SpeakUp können jegliche Art von Compliance-Verstößen vertraulich und auf Wunsch anonym digital bzw. telefonisch gemeldet werden. Die Ombudsstelle bildet eine weitere neutrale Meldestelle. Damit wird garantiert, dass unsere Mitarbeiter, Kunden, Lieferanten und Geschäftspartner vertraulich und auf Wunsch auch anonym Hinweise zu möglichen Verstößen geben können. Der Schutz aller internen und externen Hinweisgeber ist dabei für die HEIDELBERG Gruppe selbstverständlich.
Des Weiteren kann mögliches Fehlverhalten auch direkt oder über den Vorstand, Betriebsrat oder Führungskräfte an die Compliance-Funktion gemeldet werden.
Über das Hinweisgebersystem SpeakUp kann jegliche Art von Compliance-Verstoß vertraulich und auf Wunsch anonym digital bzw. telefonisch gemeldet werden. Meldungen können rund um die Uhr in verschiedenen Sprachen abgegeben werden. Das Hinweisgebersystem wird von einem unabhängigen Betreiber technisch betreut und die Meldungen werden durch das unternehmensinterne Compliance Office bearbeitet. Im Folgenden finden Sie die Antworten zur Funktionsweise von SpeakUp.
Grundsätzlich kann jegliche Art von Compliance-Verstoß gemeldet werden, insbesondere jeder Verdacht auf betrügerisches oder unethisches Verhalten, das einen schweren Verstoß gegen den Verhaltenskodex von HEIDELBERG darstellt, sowie alle Verstöße gegen geltende Gesetze. Auch Verstöße bei Lieferanten von HEIDELBERG können gemeldet werden. Beispiele sind unter anderem:
Die Meldung sollte die Situation so genau wie möglich beschreiben. Je präziser die Angaben, desto einfacher und schneller kann eine Untersuchung der Meldung durchgeführt werden. Hierzu können Sie sich an den 5 W-Fragen (was, wer, wo, wann und wie) orientieren.
Wir werden alle eingereichten Meldungen streng vertraulich behandeln. Die Abgabe der Meldung kann auf Wunsch anonym erfolgen. Auch bei einer anonymen Meldungsabgabe erhält der Hinweisgeber Zugangsdaten, insbesondere eine Fallnummer. Über die Fallnummer kann der Stand des Falles verfolgt und mit dem Bearbeiter kommuniziert werden.
Über den folgenden Link können Hinweise webbasiert abgegeben werden:
heidelberg.reporting-channel.com
Die Sprache kann oben rechts ausgewählt werden. Über die Schaltfläche „Neue Meldung“ kann ein neuer Bericht abgegeben werden, über die Schaltfläche „Zum Loginbereich“ kann auf bereits abgegebene Fälle zugegriffen werden (hierzu sind die nach der Berichtsabgabe vergebenen Login-Daten notwendig).
Die Hinweisabgabe erfolgt in drei Schritten. Im ersten Schritt „Bericht erstellen“ ist die Angabe der eigentlichen Fallinformationen möglich. Die Beschreibung des Sachverhalts erfolgt in einem Freitextfeld. Daneben muss auch angegeben werden, welche Heidelberg Gesellschaft betroffen ist. Weitere Fragen zum Zeitpunkt und Ort des gemeldeten Sachverhaltes sind optional zu beantworten. Darüber hinaus gibt es die Möglichkeit Dokumente oder Dateien hochzuladen und eine Sprachnachricht abzugeben. Diese kann auf Wunsch verzerrt werden, um eine Identifikation anhand der Stimme zu erschweren.
Im zweiten Schritt „Kontaktdaten (optional)“ können Kontaktdaten angegeben werden, es ist aber auch eine anonyme Hinweisabgabe möglich. Wenn keine E-Mail-Adresse angeben wird, können Sie keine Benachrichtigungen zum aktuellen Bearbeitungsstatus erhalten. Den Status Ihrer Meldung können Sie unabhängig davon in Ihrem Login-Bereich (auch bei einer anonymen Meldung) jederzeit einsehen. Die Login-Daten (Benutzername und Passwort) werden nach Einreichung Ihrer Meldung angezeigt. Diese Login-Daten werden automatisch generiert und sind für das Unternehmen anonym.
Im letzten Schritt „Überprüfen und senden“ wird noch einmal eine Zusammenfassung der gemachten Angaben angezeigt. Erst über die Schaltfläche „Bericht senden“ wird der Bericht übermittelt.
Die eingegangenen Meldungen werden durch das Compliance Office geprüft, um festzustellen, ob eine Untersuchung erforderlich ist. Alle gemeldeten Fälle werden ordnungsgemäß dokumentiert. In jedem Fall erhält der Hinweisgeber eine Empfangsbestätigung für seine Meldung innerhalb von 7 Tagen.
Nicht jede Meldung muss zur Einleitung einer Untersuchung führen. Im Falle einer Ablehnung erfolgt eine kurze Begründung an den Hinweisgeber. Meldungen, die nicht zu einer Untersuchung führen, können in den folgenden Fällen vorkommen:
Falls eine Untersuchung eingeleitet wird, wird der Fall je nach Sachverhalt dem zuständigen Bearbeiter zugewiesen. Der Bearbeiter führt die Untersuchung durch und unternimmt alle internen oder externen Schritte, um alle Umstände des Falles angemessen zu berücksichtigen. Dazu gehören unter anderem die Ermittlung von Fakten, die Überprüfung des Falles und die Kommunikation mit dem Hinweisgeber oder anderen Beteiligten.
Die Ombudsstelle dient als eine neutrale Meldestelle. An diese können sich unsere Mitarbeiter, Kunden, Lieferanten und Geschäftspartner vertrauensvoll und auf Wunsch anonym wenden, wenn sie potenzielles Compliance-Fehlverhalten bzw. Compliance-Verstöße in der HEIDELBERG Gruppe melden möchten.
Es handelt sich um externe Rechtsanwälte, die in ihrer Funktion beruflich zur Verschwiegenheit verpflichtet sind und ohne ausdrückliche Zustimmung des Hinweisgebers keine Informationen über ihn an die HEIDELBERG Gruppe weitergeben dürfen. Die Ombudsstelle entscheidet nach eigener pflichtgemäßer Prüfung, ob und inwieweit eingegangene Hinweise an die HEIDELBERG Gruppe mitteilt werden. Durch die Inanspruchnahme des Ombudsstelle entstehen dem Hinweisgeber keine Kosten.
Herr Rechtsanwalt
Felix Rettenmaier
Schumannstraße 62
60325 Frankfurt am Main, Deutschland
Telefon: +49 (0)69 8740 30018
E-Mail: ombudsmann@rettenmaier-frankfurt.de
Frau Rechtsanwältin
Dr. Carolin Weyand
Schumannstraße 62
60325 Frankfurt am Main, Deutschland
Telefon: +49 (0)69 874 03 00-10
E-Mail: ombudsmann@rettenmaier-frankfurt.de
Compliance-Office
Heidelberger Druckmaschinen AG
Gutenbergring
69168 Wiesloch, Deutschland
Telefon: +49 (0)6222 8267000
E-Mail: compliance@heidelberg.com
