Web-to-Print: Wohin geht’s in Zukunft?

Fast jeder spricht über Web-to-Print, und fast jeder versteht etwas anderes darunter. Prinect Manager Peter Häbig erklärt, was dahintersteckt und für wen sich der Einstieg lohnt.

Herr Häbig, was ist Web-to-Print?
Häbig: Generell geht es darum, dass sich ein Kunde auf der Website einer Druckerei einloggt und online die gewünschte Druckvorlage erstellt. Dabei kann es sich zum Beispiel um Standarddrucksachen wie Visitenkarten handeln oder aber um komplexe Broschüren. Die notwendigen kaufmännischen Prozesse werden dabei mit einbezogen. Das ist sehr wichtig. Bei Heidelberg stellen wir bei diesem Geschäftsmodell allerdings den Servicegedanken in den Vordergrund. Wir sprechen lieber davon, den Drucksacheneinkäufer online an die Druckerei anzubinden.

Als Instrument zur Kundenbindung?
Häbig: Genau. Denn die Online-Anbindung ist ein zusätzlicher Service, den Druckereien ihren Kunden anbieten können. Wie diese Anbindung im Detail aussieht, kann erheblich variieren. Sie beginnt beim Bereitstellen eines PDF-Formulars, das Kunden ausfüllen, um Visitenkarten oder Einladungen zu personalisieren. Und sie endet bei webbasierten Anwendungen, mit deren Hilfe Drucksacheneinkäufer anspruchsvolle Layouts erstellen können. In allen Fällen findet eine webbasierte Interaktion zwischen Kunde und Druckerei statt: Die Druckerei stellt über das Internet PDF-Formulare, Funktionen oder Werkzeuge bereit, die der Kunde nutzen kann.

Welche Vorteile haben Kunden und Druckereien dabei?
Häbig: Endkunden können rund um die Uhr Druckvorlagen erstellen, editieren und freigeben. Das heißt: Sie sparen Zeit und sind flexibler. Bestandskunden haben darüber hinaus den Vorteil, dass sie einmal abgespeicherte Informationen - zum Beispiel kaufmännische Daten oder produktionstechnische Parameter - nur abzurufen brauchen, etwa bei einem Wiederholauftrag oder bei einer Angebotsanfrage. Die Druckerei wiederum hat weniger Arbeit. Denn der Kunde übernimmt jetzt dank der bereitgestellten Online-Funktionen einige Aufgaben, die bislang die Druckerei ausgeführt hat, beispielsweise das Preflighting. Darüber hinaus erzeugt er einen Großteil der zu einem Auftrag gehörenden kaufmännischen Daten. Wir haben also eine Situation, bei der alle Beteiligten gewinnen.

Wie viel Online-Anbindung darf's denn sein für meine Kunden?
Häbig: Inzwischen lässt sich beinahe jede noch so komplexe Druckvorlage über das Internet erzeugen. Mit unseren Prinect Lösungen unterstützen wir alle Spielarten der Online-Anbindung - von Vorlagen für einfache Standarddrucksachen bis hin zu umfangreichen Funktionen für äußerst anspruchsvolle Kreationen. Welche dieser Varianten eine Druckerei ihren Kunden anbietet, richtet sich natürlich immer danach: Was wollen meine Kunden? Wie kann ich einen Mehrwert bieten?

Als Orientierungshilfe stellt Heidelberg online drei Hauptvarianten vor:

1. Variante: Hochstandardisierte Drucksachen über formularbasierte Vorlagen

Typische Produkte: Einladungen, Visitenkarten, Briefpapier

Zielgruppe: Privatkunden, kleine Betriebe oder Drucksacheneinkäufer von Konzernen, die zum Beispiel auf dem Unternehmensbriefpapier die Adressen der Niederlassungen austauschen möchten.

So funktioniert's: Der Drucksacheneinkäufer öffnet das PDF-Formular online und gibt in die vorgegebenen Felder Text ein und importiert eventuell ein Bild. Layout-Änderungen sind nicht vorgesehen. Der Kunde prüft seine Eingaben anhand einer Vorschau, bestimmt Auflagenhöhe und Papierart und drückt dann "o.k./ fertig zum Drucken".

Das passiert im Druckerei-Workflow: Die Druckerei stellt über Prinect Direct Access formularbasierte Vorlagen bereit. Nachdem der Kunde die ausgewählte Vorlage ausgefüllt und "o.k." gedrückt hat, wird aus dieser ein druckfertiges PDF erstellt, das über Prinect Direct Access unmittelbar in den Produktions-Workflow geht. Die Druckerei kann jetzt ohne Rückfrage die Platten produzieren. Da Prinect Direct Access ein integraler Bestandteil des Managementinformationssystems (MIS) Prinect Prinance ist, erhält die Druckerei auf diesem Weg auch die zugehörigen kaufmännischen Daten.

Bewertung: Mit dieser Variante lassen sich neue Kundengruppen erschließen, etwa kleinere Betriebe oder Privatpersonen, denen Drucksachen bislang zu teuer waren. Allerdings wird bei diesem Geschäftsmodell der Wettbewerb sehr stark über den Preis ausgetragen.

2. Variante: Komplexe Drucksachen, bei denen der Drucksacheneinkäufer Inhalt und Layout     offline erzeugt

Typische Produkte: Akzidenzen aller Art

Zielgruppe: Geschäfts- und Bestandskunden, die schneller und flexibler Druckvorlagen erstellen wollen

So funktioniert's: Der Kunde meldet sich im Web-Portal der Druckerei an. Dann spezifiziert er den Druckauftrag: Er gibt zum Beispiel an, dass er eine Broschüre im Umfang von 16 Seiten und in A4-Format, vierfarbig gedruckt, mit Drahtheftung in einer Auflagenhöhe von 5.000 Stück erstellen möchte. Er schickt die Preisanfrage ab und erhält kurze Zeit später ein Angebot. Wenn der Kunde den Preis akzeptiert, lädt er seine Druckvorlage als PDF hoch, um Vorstufenprozesse wie das Preflighting oder Seitenfreigaben durchzuführen. Von der Druckerei erhält er ein sofortiges automatisches Feedback und erfährt so, ob die Druckdaten in Ordnung sind oder ob nachgebessert werden muss.

Das passiert im Druckerei-Workflow: Prinect Direct Access gibt die wesentlichen Informationen zur Erstellung einer digitalen Auftragstasche an Prinect Prinance weiter. Über Prinect Remote Access wird die Druckvorlage des Kunden als PDF hochgeladen und automatisch mit Hilfe des Prinect Prepress Manager auf ihre Druckfähigkeit überprüft. Der Abgleich der kaufmännischen Daten (Prinect Direct Access/Prinect Prinance) mit den Produktionsdaten (Prinect Remote Access/Prinect Prepress Manager) stellt darüber hinaus sicher, dass die hochgeladene Druckvorlage auch tatsächlich den Auftragsdaten (zum Beispiel Format oder Farbigkeit) entspricht, die der Kunde der Druckerei für diesen Job eingegeben hat. Außerdem kann die Druckerei jederzeit den aktuellen Jobstatus abfragen.

Bewertung: Drucksacheneinkäufer sparen Zeit und gewinnen an Flexibilität. Der Service erhöht die Bindung an die Druckerei.

3. Variante: Komplexe Drucksachen, bei denen der Drucksacheneinkäufer den Inhalt     und/oder das Layout online erzeugt

Typische Produkte: Akzidenzen aller Art

Zielgruppe: Geschäfts- und Bestandskunden, die schneller und flexibler Druckvorlagen erstellen wollen

So funktioniert's: Variante 3 funktioniert wie Variante 2. Einziger Unterschied: Der Kunde kann online auf die Funktionen zugreifen, die er zur Erstellung der Drucksache braucht, beispielsweise ein Redaktionssystem.

Das passiert im Druckerei-Workflow: Siehe Variante 2. Einziger Unterschied: Das Fremdsystem, dessen Funktionen die Druckerei ihren Kunden bereitstellen will, muss in den Prinect Workflow eingebunden werden.

Bewertung: Siehe Variante 2.