"Kostenlöcher stopfen mit Prinect"

Manche Druckereien verschenken wertvolle Wettbewerbsvorteile, weil sie die "versteckten" Kosten und internen Aufwände für das Verwalten und Durchführen von Aufträgen nicht kennen. Prinect Produktmanager Reiner Bachthaler erläutert, wie sich mit einem integrierten Druckereimanagement Kosten einsparen und höhere Margen erzielen lassen.

Herr Bachthaler, Sie behaupten, dass viele Druckereien ihre auftragsbezogenen administrativen Aufwände nicht kennen. Provokant gefragt: Bedeutet dies, dass manche Aufträge im strategischen Blindflug produziert werden?
Bachthaler: Das nicht. Doch viele Betriebe erfassen nur die Kosten für Material, Maschinen und Personal, aber nicht die administrativen Kosten: etwa den Zeit- und Arbeitsaufwand, der durch die Mehrfacheingabe von Auftrags- und Produktionsdaten oder durch das Umdisponieren von Aufträgen entsteht. Hinzu kommen die Aufwände dafür, Informationen aus anderen Bereichen zu beschaffen, beispielsweise Informationen für den Vertrieb darüber, ob sich bei einem Auftrag noch Änderungswünsche des Kunden berücksichtigen lassen. Da diese zusätzlichen Kosten nur schwer zu erfassen sind, bleiben die damit verbundenen Einsparpotentiale für die Geschäftsleitung intransparent und daher ungenutzt.

Warum reicht es nicht aus, Vorstufe und Drucksaal miteinander zu vernetzen, um diese "Kosten- und Produktivitätslöcher" zu stopfen?
Bachthaler: Diese klassische Vernetzung beschränkt sich auf das automatische Weiterleiten von Produktionsdaten, etwa von Farbvoreinstelldaten aus der Vorstufe an die Druckmaschine. Dies bringt natürlich schon eine enorme Ersparnis an Zeit und Makulatur. Allerdings nur bis zu einem gewissen Grad. Denn eine Vernetzung verbindet immer nur einzelne Abteilungen, zwischen denen die Informationen dann häppchenweise weitergereicht werden. Dadurch kommt es zwischen Abteilungen, die nicht direkt hintereinander in der Vernetzungskette sind, wie zum Beispiel zwischen Auftragsannahme und Weiterverarbeitung, weiterhin zu Reibungsverlusten und Fehlern.

Was sind denn solche Reibungsverluste?
Bachtahler: Wird im Management-Informationssystem Prinect Prinance ein Auftrag kalkuliert, legt die Software gleichzeitig alle relevanten Auftragsdaten an, zum Beispiel für die Farbigkeit und die Auflage. Sie können sich vorstellen, dass es schneller und sicherer ist, diese einmal eingegebenen Daten in der gesamten Produktion wiederzuverwenden, wie dies im integrierten Prinect Workflow der Fall ist. Ohne Integration müssen Sie diese Daten an verschiedenen Stellen nochmals von Hand eingeben, mit hohem Aufwand und dem Risiko inkonsistenter Daten. Wenn sich Auftragsdaten dann auch noch ändern und in der gesamten Produktion nachgezogen werden müssen, geraten Sie leicht endgültig ins Schleudern. Auch die konsistente Erfassung von Produktionsdaten, beispielsweise zur Analyse der Profitabilität bestimmter Produktgruppen oder Kunden, ist ohne Integration schwer möglich.

Wie funktioniert diese Integration im täglichen Geschäft?
Bachthaler: Die in Prinance vordefinierten Auftragsdaten werden automatisch im Prinect Integration Manager - dem Workflowsystem für die gesamte Produktion - abgelegt. Alle Produktionsbereiche greifen auf diese zentralen Informationen zu. Dies führt zu einer höheren Produktionssicherheit und zu reduzierten Aufwänden für Vorbereitung, Steuerung und Auswertung der Aufträge. Dabei gilt: Je mehr Abteilungen integriert sind, desto höher der Effizienzgewinn. Wie das in der Praxis aussieht, verdeutlicht das Beispiel unseres Liechtensteiner Kunden BVD Druck & Verlag AG. Für jeden Auftrag wird im MIS ein Prozessplan hinterlegt: Dieser definiert, welche Prozessschritte in welcher Reihenfolge abgearbeitet werden müssen. Der Prinect Produktionsworkflow nutzt diese Informationen, um damit die jeweiligen Arbeitsgänge automatisch anzustoßen oder den ausführenden Maschinen zuzuordnen. Sämtliche Mitarbeiter - der Disponent ebenso wie der Drucker - können an ihrem Arbeitsplatz genau die Auftragsinformationen abrufen, die sie brauchen, um ihre Aufgaben effizient zu erfüllen. Produktionsdaten werden zudem konsequent aus allen Bereichen in Prinect Prinance für die Nachkalkulation und weitere Auswertungen zurückgemeldet.

Was verbirgt sich hinter den neuen Produkten Prinect Postpress Manager und Prinect Scheduler?
Bachthaler: Der Prinect Postpress Manager bindet automatisierte Weiterverarbeitungsmaschinen wie Sammelhefter oder Falzmaschinen online in den Produktionsworkflow ein. Über Data-Terminals ist auch eine Integration älterer Maschinen und von Handarbeitsplätzen möglich. Der Prinect Scheduler ist ein elektronisches Produktionsplanungs-Tool. Komfortable Planungsautomatismen in Kombination mit der detaillierten Anzeige des aktuellen Status sämtlicher Aufträge ermöglichen es dem Disponenten, schneller und effizienter zu planen. Über sogenannte Checkpoints zeigt der Prinect Scheduler zudem an, ob Meilensteine wie die Proof-Freigabe erreicht wurden. Darüber hinaus signalisiert er per Ampelsystem drohende Terminüberschreitungen oder Ressourcenkonflikte. Der Disponent kann so diese Probleme rechtzeitig erkennen und beheben.

Wie sieht es mit der Amortisierung aus?
Bachthaler: Ich habe bereits unseren Liechtensteiner Kunden BVD Druck & Verlag AG erwähnt. BVD setzt eine integrierte Prinect Workflow-Lösung in der Administration, der Vorstufe, im Drucksaal und künftig auch für die Weiterverarbeitung ein. Durch die Integration spart BVD bereits heute pro Auftrag rund sieben Minuten ein und hat darüber hinaus fünf Prozent weniger Makulatur. Im Durchschnitt machen sich derartige Integrationsprojekte innerhalb von zwei Jahren bezahlt. Ein weiterer Vorteil: Heidelberg deckt mit seiner Workflow-Lösung als einziger Hersteller alle Management- und Produktionsprozesse der Druckereien ab - von der Branchensoftware (MIS) über die Vorstufe und den Drucksaal bis zur Weiterverarbeitung. Alles aus einer Hand zu beziehen ist nicht nur in funktionaler Hinsicht ein großer Vorteil, sondern macht sich auch in Form von Kostensenkungen bemerkbar: weil der Integrationsaufwand viel geringer ist und die einzelnen Bausteine optimal aufeinander abgestimmt sind.